Costes, márgenes y resultados en la gestión de Stocks.

1. Introducción.

Los orígenes del comercio se remontan a la época en la que el ser humano comenzó a darse cuenta de que su producción era mayor que la que necesitaba para subsistir, dando lugar a unos excedentes con los que podía mercadear a cambio de otros bienes. 

En un principio se utilizó el intercambio de productos por otros de igual o mayor valor, sistema conocido como trueque, hasta que apareció la moneda como medio de canje para las mercancías.

Normalmente, y teniendo en cuenta su concepto más básico, en una transacción comercial se realiza la venta de un producto o bien, desde una persona o entidad, en este caso el vendedor, a otra, normalmente el comprador, que abona el servicio prestado.

Está perfectamente claro que, para que esta transacción sea eficiente para el vendedor, debe haber una diferencia positiva entre la retribución recibida por el producto o servicio vendido y su coste  (precio de compra). Esta diferencia entre el precio de venta y el precio de coste es lo que llamamos beneficio, y es el objetivo máximo de toda empresa. Si una empresa no obtiene beneficios está condenada al fracaso.

2. Costes y beneficios.

Podemos definir el coste de un producto como el valor monetario que ha ocasionado su fabricación. La determinación de este valor dependerá de muchos elementos, como el material utilizado, la mano de obra para confeccionarlo, transporte, gasto energético, etc. Está perfectamente claro que la fabricación de altas cantidades de un producto reducirá considerablemente su coste. 

Un ejemplo perfecto lo tenemos en la venta de piezas de recambio para automóviles que, durante el tiempo en el que se comercializa un determinado modelo, sus piezas se producen en grandes cantidades, (debido a la alta demanda) lo que permite reducir costes de fabricación y fijar un valor de venta más competitivo. Años después, cuando el modelo se ha dejado de fabricar y su parque móvil es reducido (debido a siniestros, achatarramiento, etc) la demanda de sus piezas es mucho menor, lo que reduce considerablemente su fabricación y por ende encarece el coste y el valor final de venta.

Una vez posicionado el coste, el empresario deberá fijar un precio de venta dependiendo de sus objetivos comerciales. La diferencia entre el precio de venta y el de coste marcará su beneficio.

Beneficio = P.V.P - Coste

El porcentaje del beneficio obtenido vendrá determinado por la siguiente operación.

%Benefico = (Beneficio / P.V.P) x 100

Veamos un ejemplo práctico:

Normalmente el vendedor calcula el P.V.P en relación al % de beneficio que desea obtener, para ello despejaremos la fórmula de la siguiente manera:

Vamos a realizar los cálculos con el ejemplo de la frutería: Tenemos un coste de 1,40€ y queremos obtener un beneficio de un 30% ¿Qué precio de venta (P.V.P) debemos aplicar?

En realidad es suficiente dividir el coste entre la parte decimal de 1 menos la centésima parte del % de beneficio que queremos obtener, o sea: 1,40 / 0,70 = 2€. (0,70 = 1 - 0,30).

3. Margen de beneficio y descuentos.

Muchas veces, dentro de la venta de un producto, podemos encontrarnos con promociones en forma de descuento sobre el PVP. Es un caso muy habitual en supermercados, tiendas de ropa, grandes superficies, etc. De esta manera, el vendedor intenta atraer al cliente con una oferta atractiva dirigida únicamente al aumento de las ventas del producto promocionado.

Lo normal sería que el descuento realizado estuviera dentro del margen de beneficio que nos puede proporcionar el producto, aunque podría darse el caso de que el PVP igualara al coste de compra, produciéndose un beneficio nulo, es decir cero, y en casos extremos incluso proporcionando pérdidas (venta de artículos obsoletos). 

El beneficio que nos aporta la venta en estos casos vendría dado por la fórmula que ya conocemos modificada de la siguiente manera:

Beneficio = PVP - Descuento - Coste

El descuento aplicado en los productos promocionados se suele realizar en forma de porcentaje sobre el PVP. La fórmula para calcularlo es la siguiente:

Descuento = (PVP x %Descuento)/100

Veamos un sencillo ejemplo:

Cuando un vendedor crea una promoción sobre un producto sabe que va a perder parte del beneficio que le proporciona a favor del cliente. Pero el éxito de la campaña radica en que, una vez terminado el periodo de promoción, el beneficio final obtenido en el conjunto de las ventas, del producto en cuestión, supere con creces al beneficio medio obtenido en los meses anteriores a la campaña.

Para ello el volumen de ventas en el periodo de promoción debe ser mayor que el volumen medio de esos otros meses. Dicho de otra manera, el % de beneficio final será menor que el de otros meses, pero el beneficio monetario debe ser mayor. Por lo tanto hemos de vender tal cantidad de televisores que nos proporcione un beneficio monetario mayor que el de los meses anteriores a la campaña. Veámoslo con un ejemplo:

Debemos considerar que el beneficio de un producto solo se realiza en el momento de la venta. Mientras ese producto permanezca en nuestro almacén, formara parte del activo de la empresa, más concrétamente de su stock o cuenta de existencias. Aunque el tema de Stock lo trataré con más profundidad en otro apartado, subrayaremos  los puntos más importantes.

4. Gestión de Stocks

La forma más sencilla de definir un Stock sería la del abastecimiento de mercancías para su posterior uso o venta. Es muy importante tener un stock que esté en acorde con la demanda solicitada por los clientes; de muy poco serviría almacenar productos o artículos que no tuvieran salida al mercado, pues si no se produce la venta de los mismos no obtendremos el beneficio deseado. Hay que tener también en cuenta que el almacenamiento de existencias en un almacén supone una forzosa inversión que el empresario tiene que realizar, por lo que tendremos que tener un stock con un valor lo más ajustado posible, pero a la vez sin carencias.

Así pues, un stock rentable será aquel que, con un mínimo coste de almacenamiento, consiga abastecer en el momento y en la cantidad necesaria, a las demandas de sus clientes. Está claro que no siempre se podrá disponer de todas las peticiones realizadas por los clientes, es entonces cuando se tendrá que intentar satisfacer sus necesidades en el menor tiempo y coste posible.

Una forma de controlar la calidad del servicio ofrecido es a través del cálculo del nivel de servicio de stock al cliente. Se trata relacionar la cantidad de productos o artículos servidos de nuestro stock  frente a la totalidad de las peticiones realizadas por los clientes. 

Nivel de Servicio = (Líneas servidas de stock / Total de líneas pedidas por clientes) x 100

El término línea hace referencia al artículo sin tener en cuenta la cantidad. Si un cliente nos pide 10 tornillos y solo podemos ofrecerle 6, se considerará como una línea no servida. Si le servimos los 10 tornillos, se considerará como una línea servida. Un nivel de servicio aceptable estaría en torno al 65%. Veamos un sencillo ejemplo:

Es muy posible que a lo largo del tiempo almacenemos en nuestro stock un mismo articulo con diferentes precios de compra (costes). Esto puede pasar por varias razones como: oferta del proveedor por últimas unidades, cambio a otro proveedor más económico, compra por lotes, etc. 

Cuando esto ocurre el valor de coste del citado artículo toma el valor medio de todas las compras realizadas, de tal manera que a la hora de su venta el coste utilizado será lo que llamamos un coste promedio. Existen otros sistemas de control de precios, pero este es el más utilizado actualmente, en gran medida gracias a la irrupción de los sistemas informatizados.

La sumas de todos los costes de los artículos almacenados es lo que llamamos valor de stock y su rentabilidad dependerá en cierta medida del movimiento de rotación que se produzca en él. El índice de rotación del stock se podría definir sencillamente como la cantidad de veces que venderemos el total de nuestro stock en un año. Los valores utilizados para ello serán siempre los de coste.

Índice de Rotación de stock = Ventas en 12 meses  / valor actual de stock

Si en el momento de hacer el cálculo no se tiene en cuenta los últimos 12 meses, se ponderará el valor obtenido a doce meses. 

No debemos confundir el indice de rotación con el índice de nivel de stock. El índice de nivel de stock lo definimos como el tiempo en meses que nos duraría el stock si no nos abasteciéramos más en ese momento (teniendo en cuenta el coste de las ventas mensuales y que todo fuera vendible). Los valores utilizados serán los de coste.

Índice de Nivel de Stock = valor actual de Stock / Ventas en un mes

La rotación de stock y el nivel de stock son inversamente proporcionales, cuando uno sube el otro baja y viceversa. Cuanto más alto sea el indice de rotación más rentable será para el propietario el negocio. Hoy en día se considera correcto un índice de rotación de 4, aunque en la práctica suelen ser más altos, dependiendo en mayor grado del volumen de negocio.
Veamos un ejemplo de lo hablado hasta ahora:

  Como hemos dicho, cuanto más alto sea el índice de rotación mayor será la rentabilidad del almacén (aunque la rentabilidad también depende de otros factores, como veremos más adelante), pero ¡debemos ir con cuidado! porque también podría ser indicativo de que nuestro nivel de stock es muy bajo, lo que repercutirá gravemente en el nivel de servicio ofrecido al cliente, pudiendo ocasionar la perdida del mismo por falta de servicio. 

Un ejemplo claro sería el de un almacén de repuestos para automóviles. Si un taller viene a buscar una pieza y no la tenemos se retrasará la reparación del vehículo hasta que se pueda conseguir la pieza desde el proveedor habitual (pueden ser días), con el consecuente enfado del propietario del vehículo que se está reparando con su taller y, por ende, el enfado del taller con el almacén de repuestos. Si esta situación se repite varias veces, el taller mecánico dejará de asistir a nuestro almacén y se buscará otro proveedor de piezas.

Así pues, vemos lo importante que es tener un stock lo más acorde posible con la demanda del mercado. Lo más habitual es crear un stock teniendo en cuenta el historial de venta de los últimos meses, a la vez que activamos un mínimo stock de algunas piezas que, aunque no hayan tenido una rotación importante, sean necesarias por motivos estratégicos. El sistema de pedidos lo estudiaremos en otro capítulo debido a su extensión. Lo que si debemos tener en cuenta es que el dominio de todos los indices de control en un término óptimo es la principal idea de la correcta gestión de stocks.

5.Rentabilidad de Stock.

La rentabilidad de un Stock va ha depender de varios factores:

• Factores activos: Venta de productos y artículos
• Factores pasivos: Compras de productos, gastos de mantenimiento, Nóminas de personal, Seguros, gasto energético, etc.

Todos los factores pasivos mencionados menos la compra de productos, se pagarán con el beneficio obtenido en las ventas. Las compras que no se vendan formarán parte del activo circulante de la empresa en forma de existencias (stock) con un futuro potencial de venta a corto plazo. Así pues, el beneficio obtenido en las ventas se destinará primero a financiar los costes de estructura del almacén y el resto a formar parte de los beneficios de explotación. 

Cuando el volumen de negocio consiga igualar los ingresos de venta con los costes generados, habremos llegado a lo que se denomina Punto de equilibrio. En esta situación podremos hacer frente a todos los factores pasivos del negocio, siendo el margen de beneficio 0€. A partir de este punto comenzarán a generarse los beneficios de explotación. En pocas palabras; antes de la devoción, la obligación.

Una vez explicado esto comprendemos que la rentabilidad de un almacén no depende únicamente del beneficio obtenido, sino también de los medios invertidos para su funcionamiento. Vamos a verlo con un ejemplo básico.

Un empresario tiene dos negocios de venta,A y B. El negocio A le ha reportado 100.000€ de beneficios brutos en la venta y el negocio B 80.000€. A simple vista el negocio A es más rentable, pero si decimos que el negocio A le ha generado unos gastos de estructura de 50.000€ y el negocio B unos gastos de 20.000€ la cosa cambia.

Beneficio Neto de A = 100.000€ - 50.000€ = 50.000€

Beneficio Neto de B =   80.000€ - 20.000€ = 60.000€

Así pues la rentabilidad sobre la inversión (RSI) dependerá del resultado de explotación obtenido en las ventas y el capital invertido para ello.

RSI = (Beneficio Bruto / Inversión) x 100

Veamos un ejemplo de lo descrito: